– Siden 2005 har vi kjørt ERP-løsningen Movex. Den er omfattende å sette opp, og vi slet med både brukerfeil, uriktig parametersetting og for dårlig kvalitet på grunndata. Det resulterte i at et betydelig antall innkjøpsordre og kundeordre ble hengende i systemet, forklarer Per Erik Bernts i Berggård Amundsen.

Den landsdekkende elgrossisten har 175 ansatte fordelt på 24 avdelinger. Mange av disse jobber med innkjøps-/ og kundeordre. Varer bestilles fra leverandør, går via sentrallageret i Ski, og videre til lokalavdeling eller direkte til kundene. Disse er hovedsaklig små og mellomstore installatører, energiverk og industrikonsern.
Berggård Amundsen startet for tre år siden en prosess for å effektivisere ordreflyten.

– Merit har hjulpet oss med å overvåke kunde- og innkjøpsprosesser slik at vi kan avslutte hengende ordre. Det har vært en formidabel opprydningsjobb, men i løpet av tre år er bunken uavsluttede ordre redusert med 70 prosent. Totalt sett er nok gevinsten i millionklassen, understreker Bernts.

Fjerner feilkilder
Det var flere årsaker til at ordre ble hengende i systemet.
– Et eksempel er at en innkjøpsordre ble sendt leverandør, men at det ble en restordre, eller at leverandøren leverte flere ordre i en leveranse. Feil varenumre eller manglende priser kunne også forårsake at ordren ikke ble avsluttet riktig. I andre enden ble ikke kundeordre fakturert etter levering, eksemplevis fordi det manglet elementer i ordren. Nå har vi etablert nulltoleranse for at kundeordre skal stoppe opp. Stikkordene er overvåking og feilretting. Gevinsten i millionklassen kommer både av at alle ordre blir fakturert, at de faktureres riktig og at pengene kommer inn raskere. Vi har også redusert de totale prosesskostnadene i verdikjeden vår, forklarer Bernts.

– For oss handler det om å ha fått mer presisjon i registreringene våre. Vi har kvittet oss med de mest vanlige repeterende feil og etterstreber å gjøre ting riktig første gangen. Ugunstige parametere er rettet på og prosesser som skal spille sammen er justert bedre.

Måler ytelsen i systemet
Varer som ikke er på lager må bestilles fra leverandør, og tidspunkt for leveranse får konsekvenser for kundeordren. Denne sammenhengen er nå finjustert, og andelen varer som leveres i tide har økt voldsomt. I tillegg til å overvåke appikasjonene har Merit satt opp ulike KPI-er (key performance indicators) basert på data fra virksomheten.

–  Fokus på kvalitet og presisjon i ulike prosesser gir mulighet for å sette fokus på riktige områder av driften. Ved hjelp av varsellamper i det grafiske grensesnittet er det enkelt å se hvor skoen trykker, og sette inn tiltak for å forbedre resultatene.

KPI-ene for kundeordre viser en økning i leveringspresisjon på fem prosent i løpet av et drøyt halvår. Det gir seg også utslag i bedre kundetilfredshet. Høy kompetanse både på Movex og hvordan vår bedrift er skrudd sammen har mye av æren for de gode resultatene.

– Merit har god kompetanse og evner å sette seg inn i vår situasjon som brukere. Dermed skjønner de raskt hvor ting kan gå feil, og kan foreslå riktige tiltak. For oss har det gitt gode resultater, sier Per Erik Bernts i Berggård Amundsen.